Sahabat Virtues pasti sering mendengar istilah Standard Operating Procedure (SOP) di perusahaan tempat Anda bekerja.
Apa pengertian SOP? Apa fungsinya dan bagaimana cara menyusunnya?
Hampir semua organisasi dan perusahaan di dunia mempunyai Standard Operating Procedure (SOP) sebagai acuan dalam melakukan proses pekerjaan. Idealnya, SOP disusun berdasarkan prosedur kerja dan kebutuhan setiap perusahaan. Maka dalam penerapannya, setiap SOP yang digunakan akan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, meski mungkin ada kemiripan.
SOP biasanya dibuat oleh pihak yang berwenang, seperti tim khusus yang mewakili setiap divisi perusahaan, HRD manajer, manajer keuangan, manajer pemasaran, Quality Management Representative (QMR), Bersama virtues.id dapat melakukan penyusunan SOP bagi perusahaan Anda.
Pengertian SOP dan Cara Menyusunnya
Pengertian Standard Operating Procedure (SOP) dalam perusahaan adalah segala hal yang menyangkut dokumen singkat yang mudah dipahami dan digunakan yang menunjukkan poin-poin tindakan, serta alur kerja suatu organisasi atau perusahaan.
Menurut Wikipedia, SOP adalah prosedur operasi khusus yang menjelaskan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dengan peraturan industri, undang-undang provinsi, atau bahkan hanya standar Anda sendiri dalam menjalankan bisnis.
Dengan kata lain, SOP dapat diartikan sebagai dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang telah dibakukan dan ditetapkan untuk membantu kelancaran operasional dan administrasi pekerjaan di dalam suatu perusahaan.
Sebagian besar perusahaan terkemuka melakukan standarisasi operasi untuk mencapai stabilitas dan pertumbuhan yang efektif. Dalam penyusunannya, ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan, seperti kemudahan dan kejelasan, efektivitas dan efisiensi, keseimbangan, dinamis, berorientasi pada pengguna, mengikuti aturan dan hukum yang berlaku serta terukur dan pasti.
Dalam membuat SOP, Anda harus mengikuti beberapa langkah berikut ini.
Membuat Susunan Kerja
Susunan kerja dibuat oleh manajer dan karyawan untuk menentukan hal apa saja yang harus didiskusikan dan dimasukkan dalam SOP.
Merencanakan Alur Proses
Alur proses adalah penentuan format yang disetujui dan menentukan bagaimana SOP ini akan dijalankan oleh seluruh pihak yang terkait.
Melakukan Wawancara
Wawancara dibutuhkan untuk mengetahui pekerjaan apa saja yang dilakukan oleh karyawan yang nantinya operasional pekerjaan tersebut akan diatur dalam SOP. Perlu pula ditetapkan strategi lolos interview atau syarat seseorang lolos pada tahap wawancara itu apa saja.
Membahas dan Mensosialisasikan
Pihak yang terkait akan mendiskusikan standar operasional prosedur yang akan ditetapkan, menuliskannya sesuai dengan format yang berlaku, mendapatkan pengesahan dan mensosialisasikan kepada seluruh karyawan agar dapat diterapkan bersama-sama.
Evaluasi
Setelah ditetapkan dan diterapkan, SOP kemudian dievaluasi apakah sudah sesuai dengan apa yang diharapkan atau justru perlu perbaikan dan revisi untuk kelancaran operasional di perusahaan. Dalam menerapkan SOP, harus didasari dengan konsistensi, komitmen, terdokumentasi dengan baik dan bersifat mengikat.
Ingin membuat KPI dan SOP yang terstruktur untuk perusahaan Anda ? Hubungi kami virtues.id dalam kebutuhan yang Anda inginkan.
